Por quanto tempo devo guardar a nota fiscal?

Instrumento extremamente importante sob o ponto de vista comercial e tributário, a nota fiscal é o documento que comprova o pagamento de impostos em qualquer ato de compra, garantindo que as obrigações de contribuição estão em dia.

Nesse sentido, todo empreendedor é conhecedor da função da nota fiscal enquanto ferramenta de validação de uma operação, seja ela de venda de bem ou serviço. Ela proporciona maior segurança no processo de compra e venda de bens, além de auxiliar a Receita Federal no que diz respeito ao controle do pagamento de impostos.

O que talvez nem todos saibam é que existe um período de armazenamento desse documento.

Afinal, por quanto tempo se deve guardar uma nota fiscal ou documentos dessa natureza?

Obrigação do contribuinte

Mais do que uma boa prática, guardar notas fiscais é uma obrigação de qualquer contribuinte emitente ou destinatário.

Ao longo dos anos, a Receita Federal pode solicitar esses documentos para a verificação de eventuais inconsistências tributárias.

No artigo 206 do Código Civil brasileiro está previsto que cada obrigação tem um prazo específico para o credor exigir o seu cumprimento. Após esse período, a dívida prescreve, não podendo mais ser cobrada, por mais que não tenha sido quitada.

Dessa forma, as empresas estão obrigadas, por lei, a guardar notas fiscais emitidas e recebidas por um prazo de 5 anos, considerando-se que nem a contabilidade e muito menos a Secretaria da Fazenda (Sefaz) possui essa obrigação.

O descumprimento dessa medida pode acarretar em punições severas, como o pagamento de taxas, multas ou até o enquadramento da empresa no crime de sonegação fiscal.

Código Tributário Nacional

De acordo com a Lei 5.172/1966, do Código Nacional Tributário, em seu artigo 173, fica estabelecido que o prazo de guarda da nota fiscal é de 5 anos.

A justificativa é que durante esse período o fisco pode requerer os documentos para conferência, bem como é o prazo definido para que o Governo possa cobrar dívidas atrasadas.

Também é importante manter as notas recebidas por 5 anos no que diz respeito à revenda de produtos adquiridos. Sem o comprovante fiscal exigido, uma empresa fica impedida de vender bens e/ou equipamentos adquiridos para um novo comprador.

Armazenamento seguro

Diante da responsabilidade de preservar a durabilidade desses documentos, é fundamental investir na segurança do armazenamento.

Não se trata apenas de um cuidado gerencial, mas de algo imposto por lei e que pode render multas e o pagamento de impostos em caso de falhas no processo, já que a Sefaz não se responsabiliza pela disponibilização e recuperação desses documentos em eventuais perdas.

Sendo assim, o processo de armazenamento das notas fiscais deve ser prático e seguro, permitindo que a empresa tenha um acesso fácil e eficiente a elas no momento em que necessitar.

Nesse contexto, a versão digital, a NF-e já é uma realidade e chega para agilizar essa dinâmica, sendo considerado o método mais seguro de armazenamento de notas fiscais.

Ao guardar os arquivos .XML do documento, formato que assegura a conservação das notas fiscais de maneira online e possibilita a validação a partir de uma assinatura digital, é possível gerenciá-los com mais segurança e facilidade de acesso a eles.

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