Inutilização da NFe: o que é, qual o prazo e como consultar na SEFAZ

Empresas de qualquer porte ou segmento do mercado que efetuam emissão de NF-e (nota fiscal eletrônica) podem se deparar, pelas mais diversas razões, com quebras na sequência da numeração de série. Se isso acontecer, no entanto, é necessário realizar a inutilização da nota fiscal.

Em dúvida sobre como proceder nesse caso? Então fique com a gente ao longo deste artigo.

Quando é obrigatório realizar a inutilização da NF-e?

Empresas que utilizam qualquer tipo de sistema emissor de NF-e já devem conhecer o campo "série", que basicamente consiste em um número identificador daquele documento em si. Essa numeração conta com uma sequência – sendo assim, se você acaba de emitir a nota 15, a próxima será a 16, depois 17 e assim por diante.

A legislação nesse sentido é muito clara: a sequência de emissão deve ser obrigatoriamente respeitada, sem que haja qualquer "buraco" nessa sequência. Se uma lacuna é identificada, desde que não intencional, é claro, a empresa deve justificar essa ocorrência na Secretaria da Fazenda por meio de uma denúncia espontânea.

E é aí que o processo de inutilização de nota fiscal, tema deste artigo, começa a ser realizado e basicamente consiste em uma sinalização para os órgãos de fiscalização de que a numeração está equivocada e, por isso, os números informados não serão utilizados para emissão de qualquer nota fiscal.

Para inutilizar uma nota fiscal eletrônica são alguns fatores fundamentais, além, é claro, da quebra da sequência numérica da NF-e:

• O número não pode ser relativo a notas ficais canceladas;
• O número não pode ser de notas fiscais denegadas;
• O número não pode ser relativo a notas fiscais previamente autorizadas;
• A numeração não pode ter sido utilizada em qualquer outra nota fiscal eletrônica;
• A queda na sequência não pode ter sido intencional, ou seja, fruto de dolo ou fraude.

Quase sempre essa quebra não intencional da sequência é decorrente de um problema técnico no sistema que emite as notas fiscais do contribuinte. Além do mais, ela ocorre com maior frequência quando a empresa está migrando entre uma solução e outra.

Como funciona o prazo para inutilização?

A inutilização da NF-e pode ser feita sempre até o 10º dia do mês seguinte, de acordo com a legislação que se aplica às notas. Sendo assim, se o erro é identificado em março, por exemplo, a nota deve ser inutilizada até 10 de abril.

Como fazer a inutilização da NF-e por conta própria?

Para inutilizar é nota é só entrar no sistema emissor de notas fiscais e buscar um ícone ou indicativo para inutilizar aquela nota fiscal. Geralmente essa opção aparece quando no status da nota fiscal aparece a opção de "NF-e não encontrada".

Como consultar inutilização de NF-e na SEFAZ?

Para poder consultar a inutilização das notas fiscais de um determinado CNPJ na SEFAZ, é só acessar o endereço do Portal Nacional NF-e e na parte de "Serviços" clicar em Consultar Inutilização.