Chave de Acesso NF-e: O que é e Como Consultar na SEFAZ

A chave de acesso NF-e é essencial para quem emite, recebe ou precisa consultar uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Ela identifica de forma única cada nota e permite fazer a consulta diretamente na SEFAZ usando os 44 dígitos.

O que é a Chave de Acesso da NF-e?

A chave de acesso é uma sequência de 44 dígitos numéricos, gerada automaticamente no momento da emissão da NF-e. Ela funciona como o “RG” da nota fiscal: única, individual e obrigatória.

Com essa sequência, é possível consultar a NF-e no portal da SEFAZ e confirmar se o documento é verdadeiro, além de verificar os dados principais da operação registrada (emitente, destinatário, valores, impostos etc.).

Para que serve a Chave de Acesso NF-e?

A chave de acesso NF-e serve principalmente para:

• Permitir a consulta da nota fiscal diretamente na SEFAZ;
• Verificar se a NF-e foi realmente autorizada pelo fisco;
• Validar os dados da operação (emitente, destinatário, produtos, impostos);
• Auxiliar no controle fiscal e contábil da empresa;
• Evitar fraudes e notas fiscais falsas.

Por isso, a chave de acesso deve ser guardada com cuidado – ela é a porta de entrada para confirmar a existência e a autenticidade da Nota Fiscal Eletrônica.

Como é formada a Chave de Acesso NF-e?

A chave de acesso NF-e é composta por 44 dígitos, divididos em campos que identificam UF, data de emissão, CNPJ, modelo, série, número da nota, tipo de emissão, código numérico e dígito verificador. De forma simplificada, a estrutura é:

1. UF do emitente (2 dígitos): código do estado onde a nota foi emitida.
2. Ano e mês de emissão (4 dígitos): formato AAMM (ano e mês).
3. CNPJ do emitente (14 dígitos): CNPJ da empresa que emitiu a NF-e.
4. Modelo (2 dígitos): geralmente 55 para NF-e.
5. Série (3 dígitos): série da nota fiscal.
6. Número da NF-e (9 dígitos): número sequencial da nota fiscal.
7. Tipo de emissão (1 dígito): indica se a emissão é normal ou em contingência.
8. Código numérico (8 dígitos): número gerado aleatoriamente pelo emissor.
9. Dígito verificador (1 dígito): resultado de um cálculo que valida toda a chave.

Todos esses blocos são concatenados, formando os 44 dígitos que identificam a NF-e de maneira única em todo o território nacional.

Exemplo de Chave de Acesso NF-e

Um exemplo fictício de chave de acesso é:

35 24 12345678000199 55 001 000000123 1 12345678 9

Apesar de visualmente separada para facilitar a leitura, na prática ela é armazenada e digitada como uma sequência única de 44 números, sem espaços:

352412345678000199550010000001231123456789

Como localizar a Chave de Acesso NF-e no DANFE?

O DANFE (Documento Auxiliar da NF-e) é a representação impressa da Nota Fiscal Eletrônica. Nele, a chave de acesso aparece:

• Normalmente na parte superior, logo abaixo dos dados do emitente;
• Em formato numérico (os 44 dígitos);
• Em um código de barras ou QR Code (em NF-e mais recentes e na NFC-e).

Se você tem apenas o DANFE impresso ou em PDF, basta localizar o campo “Chave de Acesso” e copiar os 44 dígitos para fazer a consulta no site da SEFAZ.

Como consultar NF-e na SEFAZ pela Chave de Acesso

Com a chave de acesso em mãos, você pode consultar a nota fiscal diretamente na SEFAZ seguindo estes passos gerais:

1. Acesse o Portal NF-e do seu estado ou o Portal Nacional NF-e;
2. Localize a opção de Consulta de NF-e;
3. Digite a chave de acesso (44 dígitos) no campo indicado;
4. Conclua a verificação de segurança (captcha, quando solicitado);
5. Confirme para visualizar o resumo da NF-e com os principais dados da operação.

Em muitos estados, é possível também baixar o DANFE em PDF. Já o download do XML completo normalmente exige certificado digital, especialmente para quem não é o emissor.

Chave de Acesso NF-e x Código de Barras / QR Code

No DANFE, além da chave de acesso impressa em números, é comum encontrar o código de barras ou QR Code:

• O código de barras representa a mesma sequência dos 44 dígitos;
• O QR Code facilita a leitura pelos aplicativos oficiais e da própria SEFAZ;
• Ambos levam à mesma informação: a consulta da NF-e nos servidores do fisco.

Posso baixar o XML da NF-e usando apenas a Chave de Acesso?

Em geral, para baixar o XML da NF-e diretamente na SEFAZ usando somente a chave de acesso , é necessário utilizar um certificado digital válido. Isso ocorre porque o XML completo contém dados mais sensíveis, como detalhamento de produtos, valores e tributos.

Sem certificado digital, a SEFAZ costuma disponibilizar apenas o resumo da nota e, em alguns casos, o DANFE em PDF. Já com certificado, é possível recuperar o XML autorizado da NF-e para armazenamento e escrituração.

Perguntas frequentes sobre a Chave de Acesso NF-e

É possível consultar uma NF-e apenas com a chave de acesso?

Sim. Com a chave de acesso, você consegue consultar o resumo da NF-e no portal da SEFAZ, conferindo se a nota existe e se foi autorizada.

A chave de acesso expira?

A chave de acesso em si não expira. O que pode ocorrer é a nota ter sua visualização limitada após alguns anos, dependendo da política de cada SEFAZ. Porém, para fins fiscais e contábeis, a empresa deve guardar o XML pelo prazo legal (normalmente 5 anos).

É possível emitir uma NF-e sem chave de acesso?

Não. Toda NF-e emitida e autorizada pela SEFAZ gera automaticamente uma chave de acesso. Se não existe chave, muito provavelmente a nota não foi efetivamente autorizada ou sequer foi transmitida.

Qual a diferença entre chave de acesso NF-e e NFC-e?

A estrutura da chave de acesso é semelhante, mas:

• A NF-e (modelo 55) é utilizada principalmente para operações entre empresas (B2B) e circulação de mercadorias em geral;
• A NFC-e (modelo 65) é a nota para vendas ao consumidor final, geralmente emitida no varejo para o cliente pessoa física.

Preciso de certificado digital para consultar a NF-e na SEFAZ pela chave de acesso?

Para consultar o resumo da nota, normalmente não é necessário certificado digital. Porém, para baixar o XML completo, a SEFAZ exige certificado digital do emitente ou do destinatário, ou o uso de um sistema especializado.

É possível automatizar consultas pela chave de acesso?

Sim. Em vez de consultar manualmente cada chave no portal da SEFAZ, é possível utilizar sistemas como o Espião NF-e, que fazem a busca, consulta e download dos documentos fiscais de forma automática, usando certificado digital e integrando tudo com o seu sistema de gestão.

Conclusão

A chave de acesso NF-e é um elemento central no controle fiscal da sua empresa. Com ela, você confirma a existência da nota, valida os dados na SEFAZ e garante maior segurança nas operações.

Se a sua empresa recebe muitas notas fiscais de fornecedores ou precisa manter um controle rígido das NF-e emitidas, vale a pena utilizar um sistema de consulta automática como o Espião NF-e para monitorar, consultar e baixar XML diretamente da SEFAZ sem depender de processos manuais.