Não recebeu suas Notas Fiscais? Conheça os riscos do não recebimento

O não recebimento de notas fiscais pode acarretar riscos para o seu negócio. Confira as dicas!

Multas, fraudes e perda de tempo estão entre as principais condições dos perigos sofridos pelas instituições.

Não contar com o recebimento de notas fiscais (eletrônicas ou não) pode fazer com que sua empresa tenha prejuízos incalculáveis ao longo do processo produtivo. Perdas logísticas, de produção e organização fiscal estão no topo da lista destes malefícios.

Para que a ordem prevaleça na contabilidade de uma empresa, não basta – apenas – que o arquivo XML destas notas seja armazenado. Por trás desta atividade, é necessário validar e consultar o status do documento no portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz), além de escriturar todas as NF-e’s de maneira assertiva. De forma prática, deve-se sempre atentar a todos os processos emitidos contra o CNPJ da empresa e contar com plataformas computadorizadas em consultas de NF-e’s e CT-e’s na Sefaz.

Perda de tempo

A perda de tempo está entre os primeiros problemas enfrentados por uma empresa que não recebe notas fiscais. A busca manual por esta documentação pode tornar-se um processo bastante burocrático e árduo. Além da perda de tempo, as fraudes também merecem imprescindível atenção por parte das empresas que não querem correr o risco de não receber notas fiscais em suas trocas de mercadorias ou serviços. Isto se dá por conta de que outras pessoas (físicas ou jurídicas) podem estar utilizando o CNPJ da empresa de forma que a mesma nem desconfie do gesto. De forma a identificar esta ação, o Espião NF-e atua de maneira a evitar possíveis fraudes presentes nas negociações, identificando a validade jurídica dos arquivos XML’s.

A insuficiência do simples armazenamento do arquivo XML

O armazenamento do arquivo XML não é suficiente para as empresas que, conforme afirmado anteriormente, visam eliminar o risco de não receber notas fiscais. Neste sentido, o Fisco Estadual pode notificar estas empresas por não escriturarem as chaves de acesso de NF-e recebidas nos SPEDs.

Se não bastasse, o fato de não realizar a escrituração da Nota Fiscal pode gerar o uso de créditos indevidos por parte das empresas, bem como multas para estas instituições. Estes créditos indevidos são oriundos de uma NF-e cancelada pelo emitente.

De forma a afastar os riscos de multas, as empresas podem contar com o apoio de softwares especializados na consulta e no armazenamento de todos os arquivos necessários para que o Fisco Estadual avalie a conduta da instituição como correta em um cenário produtivo e mercadológico. O Espião NF-e, então, coloca-se como especialista e aliado nestas ações.

Armazenamento das Notas Fiscais

Guardar as notas fiscais e com organização privilegiada é ação altamente recomendada pelos especialistas deste setor. No caso destes mesmos documentos gerados eletronicamente, como no caso das NF-e’s, armazená-las de maneira ordeira e prática, até em situação de eventuais fiscalizações, é procedimento básico que acompanha toda esta burocrática preparação.

O período de armazenamento destes documentos deve ser de cinco anos. A partir deste período, as empresas e o próprio governo não podem mais efetuar a série de cobranças que é natural quando os problemas são analisados dentro deste tempo.

O fato de realizar trabalhos automáticos e computadorizados faz com que o Espião NF-e elimine a busca manual em qualquer consulta, gerenciamento ou download destes arquivos por parte das empresas, otimizando tempo e potência interna para outros trabalhos.

Através do software Espião NF-e, é possível contar com diversos serviços e consultas. Veja:

• Consultar, realizar downloads e organizar XMLs NF-e de maneira automatizada;
• Visualizar e realizar, em lote, o download de DANFE/CC-E e cancelamento (formato PDF);
• Realizar Manifestação do Destinatário de forma simples e prática;
• Disponibilizar relatórios gerenciais que apoiam tomadas de decisão (formato Excel e PDF).