eSocial: O que é, como funciona e quais os benefícios para a empresa?

O eSocial - formalmente chamado de Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - foi instituído em 2014 com o intuito de consolidar os bancos de dados e processos do Ministério do Trabalho e Emprego, da Seguridade Social, da Caixa Econômica Federal e da Receita Federal.

É um projeto integrante do Sistema de Escrituração Pública Digital (SPED), que pretende simplificar e unificar a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em todo país. Entre as obrigações fiscais que serão substituídas pelo eSocial, estão o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), a Declaração de Imposto de renda Retido na Fonte (Dirf), o Guia de Recolhimento do FGTS, as informações à Previdência Social (GFIP), a Relação Anual de Informações Sociais – RAIS, entre outras.

De maneira geral, o eSocial visa revolucionar a maneira que as empresas repassam as informações relacionadas ao vínculo trabalhista e à vida laboral de seus colaboradores, terceirizados e demais sujeitos em condições análogas.

De acordo com a Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 02/2016 publicada no dia 31/08/2016, no Diário Oficial da União, a implantação do sistema será realizada em duas etapas: a partir de 1º de janeiro de 2018, a obrigatoriedade de utilização do eSocial Empresas será para os empregadores e contribuintes com faturamento apurado, no ano de 2016, superior a R$ 78 milhões. Já a partir de 1º de julho de 2018, a obrigatoriedade será estendida aos demais empregadores e contribuintes, independentemente do valor de faturamento anual.

Como vai funcionar, na prática, o sistema?

Na prática, as empresas terão que enviar periodicamente, em meio digital, as informações para a plataforma do eSocial. Todos esses dados, na verdade, já são registrados, atualmente, em algum meio, como papel e outras plataformas online. No entanto, com a entrada em operação do novo sistema, o caminho será único. Todos esses dados, obrigatoriamente, serão enviados ao Governo Federal, exclusivamente, por meio do eSocial Empresas.

Como registrar o trabalhador no sistema eSocial?

Para ter certeza de que o empregado será registrado corretamente como um trabalhador no programa, é necessário que o empregador utilize a ferramenta para Consulta de Qualificação Cadastral, onde são identificadas divergências em algumas informações, os dados analisados são:

• Nome;
• Data de Nascimento;
• Cadastro de Pessoa Física (CPF);
• Número de Identificação Social (NIS);
• IS/ PASEP/ NIT/ SUS.

Caso alguma dessas informações possua divergência o sistema do eSocial apontará quais são e como deve ser o procedimento para correção. Caso os dados estejam corretos, o registro será feito de forma correta.

Quais são as vantagens para as empresas em utilizar o eSocial Empresas?

Além de simplificar processos, o que gera ganho de produtividade, o eSocial passará a subsidiar a geração de guias de recolhimentos do FGTS e demais tributos, o que diminuirá erros nos cálculos que, hoje, ainda ocorrem na geração desses documentos.

A plataforma garantirá também maior segurança jurídica, com um ambiente de negócio que beneficia a todos, principalmente àquelas empresas que trabalham em conformidade com a legislação.

Com a substituição da entrega de diversas obrigações por apenas uma operação, totalmente padronizada, as empresas diminuirão gastos e tempo dedicados atualmente para à execução dessas tarefas.

Esse novo modelo traz outras vantagens, como:

• Registro imediato de novas informações, como a contratação de um empregado;
• Integração de processos; /li>
• Disponibilização imediata dos dados aos órgãos envolvidos;
• Esse novo sistema consiste apenas em uma nova forma de prestação de informação por parte das empresas, e não se confunde com qualquer tipo de regime tributário diferenciado.

Quais as penalidades que as empresas estão sujeitas, caso não cumpram algum quesito?

Basicamente, serão as mesmas penalidades a que estão sujeitas hoje pelo descumprimento de suas obrigações. Não há cobrança de multas para a empresa que não aderir ao sistema de forma imediata. No entanto, o processamento e quitação das obrigações rotineiras da empresa para com a administração federal ficará praticamente inviável, se ela não se adequar ao eSocial.

Quais os benefícios da participação das empresas na fase de testes do sistema?

A participação nessa fase de testes do sistema - iniciada em junho de 2017 e que ficará disponível ao empregador, inclusive, depois do início da obrigatoriedade - é fundamental para que as empresas possam verificar a adequação de seus processos e suas soluções de tecnologia da informação ao novo modelo de prestação de informação ao governo.

Empresas da área de tecnologia da informação e escritórios de contabilidade de várias partes do país estão participando dessa experiência. Os serviços estão disponibilizados na rede, em caráter restrito, para já viabilizar a transmissão de dados das empresas de forma padronizada para o governo federal.

Essa ação tem sido fundamental para aprimorar a plataforma, pois dificuldades, erros e inconformidades detectados pelas empresas participantes estão sendo reportados ao comitê gestor para mudanças e adaptações ao formato final do programa.

De imediato, as principais medidas que as empresas devem adotar para entrar em conformidade com o eSocial é a qualificação cadastral, a revisão de processos administrativos, bem como a criação de um grupo para cuidar da implantação do sistema.

Para maiores informações sobre o eSocial, acesse o portal eSocial: http://portal.esocial.gov.br/institucional/conheca-o