Como otimizar de forma eficiente sua gestão fiscal

Todo cuidado é pouco quando o assunto é gerenciamento de documentos fiscais. Qualquer deslize pode acarretar em sérios problemas com a Secretaria da Fazenda - incluindo altas multas.

Por acaso, você sabia que a Receita Federal tem acesso ao XML das NF-es completas emitidas contra ou à favor do seu CNPJ/CPF no mesmo instante que são geradas?

É por conta disso que médias e grandes empresas dispõem de um profissional contratado exclusivamente para administrar os documentos fiscais que são recebidos, emitidos e, muitas vezes, cabe a esse colaborador realizar a consulta da NF-e manualmente, fazer o download e armazenar o registro eletrônico em um servidor da empresa.

Muitas empresas começaram a utilizar ferramentas de gestão e consulta automática - como o Espião NF-e -, buscando otimizar o fluxo de trabalho, diminuir o número de tarefas de sua equipe, além de consultar, fazer download automaticamente e armazenar dos documentos fiscais.

Como ter uma gestão fiscal eficiente?

- Armazene e faça backups dos arquivos XML’s NF-e

Os arquivos XML-s das NF-es têm validade legal de até 5 anos e, por isso, é importante guardar todos eles para que não haja problemas com a fiscalização caso requisitarem. Caso você não guarde esses documentos, pode estar sujeito a multas a cada caso.

Por isso, lembre-se de armazená-las corretamente, conforme cada tipo de serviço e produto e data de emissão e, também, de deixá-las em um lugar de fácil acesso e depositar cópias na nuvem periodicamente, pois é uma forma de proteger de perdas, desde erros humanos até falha no sistema e ataques de vírus ou hackers.

- Verificar a validade jurídica dos XMLs

Uma NF-e possui dois certificados de segurança: a assinatura digital, que é utilizada no momento da emissão e que certifica a identidade do emissor da nota; e o Protocolo de Autorização, que garante que a emissão da nota foi autorizada junto à SEFAZ. É necessário checar essas informações para garantir se a nota é verdadeira.

- Conte com um software de gerenciamento de NF-es

Para não ter erro na administração, a melhor opção é apostar em um sistema de gerenciamento. Com ele, é possível verificar a validade das notas rapidamente, fazer consultas no histórico de documentos, armazenar novas notas fiscais, tudo com processos automatizados e fáceis. É uma forma de você ter mais controle sobre esses documentos fiscais, para evitar erros, reduzir o tempo gasto e aumentar a produtividade do seu trabalho.

Com Espião NF-e, a gestão de documentos fiscais não tem mistério. Consulte e baixe automaticamente o XML das Notas Fiscais emitidas contra o CNPJ/CPF e facilite sua vida!

Não perca tempo, comece agora a comprovar que o Espião é o melhor software de gestão em documentos fiscais!